”Communication is the key for any global business” – Anita Roddick

aikakautemme teknologiset edistysaskeleet ovat mahdollistaneet ihmisten kommunikoinnin kaikkialla maailmassa ilman rajoja. Voit esimerkiksi kirjoittaa sähköpostiviestin kenelle tahansa maapallolla ja saada vastauksen muutamassa minuutissa tai jopa sekunnissa.

on kuitenkin tiettyjä aikoja, jolloin sinulla ei yksinkertaisesti ole pääsyä sähköpostisi postilaatikkoon.

mutta nykyään ei ole väliä, mikä ammattisi on, uramenestyksesi riippuu suuresti kommunikaatiosi tehokkuudesta ja tehokkuudesta.

siksi, kun et pysty ajoissa vastaamaan saamiisi sähköposteihin, sinun pitäisi tehdä parhaasi, jotta kollegasi ja asiakkaasi tietäisivät tästä, sekä milloin pystyt vastaamaan heidän viesteihinsä.

onneksi tämän tekeminen Internetin aikakaudella on hyvin yksinkertaista. Digitalisoituneessa maailmassamme ihmiset keksivät niin paljon ratkaisuja ongelmiin, joita emme edes tienneet olevan olemassa.

ohjelmistojen avulla ihmiset voivat nyt perustaa kaiken kuitenkin haluamansa. Esimerkiksi, ohjelmisto, kuten Microsoft Outlook auttaa sinua luomaan out-of-office automaattinen vastaaminen sähköpostit.

sitä on helppo käyttää ja YouTube on täynnä hyödyllisiä oppaita näistä aiheista. Kannattaa ehdottomasti tarkistaa se! Aion liittää linkkejä alla.

kun olet päättänyt, että sinun on asetettava jokin näistä automaattivastaussähköposteista, huomaat miettiväsi, mitä niihin pitäisi sisällyttää.

Jos se on ensimmäinen kerta perustaa out-of-office sähköpostiviesti, se voi olla pelottava tehtävä, niin että on tässä on tämä artikkeli auttaa sinua tässä tilanteessa.

kun ihmiset käyttävät toimiston ulkopuolisia sähköpostiviestejä?

ensin selvitetään, mitkä ovat tapaukset ja tilanteet, joissa käytät automaattisia vastausviestejä.

niitä voi käyttää esimerkiksi silloin, kun on matkoilla työ-tai harjoittelutarkoituksessa, lomalla perheen kanssa tai sairauslomalla.

saatat joutua käyttämään niitä myös silloin, kun pidät suruvapaata; kun sinulla on liian kiire tai sinulla on kiireellisiä työsitoumuksia sillä hetkellä.

toisaalta voi olla, että ei yksinkertaisesti halua, että sähköpostit häiritsevät tietyn ajan, jotta voi keskittyä johonkin muuhun.

joten nyt sukelletaan siihen, miksi ihmisten pitäisi ehdottomasti käyttää automaattivastaavia sähköposteja toimistotilanteisiin.

miksi kannattaa käyttää toimiston ulkopuolisia sähköpostiviestejä?

kannattaa harkita automaattivastausviestin perustamista jostain seuraavista syistä:

helpottaa työtäsi

sähköpostilaatikon jättäminen pitkäksi aikaa valvomatta on hyvin vastuutonta puuhaa.

ei ole väliä, oletko osaston johtaja vai osa tiimiä, on tärkeää, että reagoit ihmisiin, jotka ovat yhteydessä sinuun jokaisessa työympäristössä.

siksi luotiin automaattivastaavia sähköposteja, jotta näyttäisit milloin tahansa ammattimaiselta. Saat uuden postin postilaatikkoon, mutta et pysty vastaamaan siihen? Sitten postin vastaaja tekee sen sinun sijastasi. Uskomatonta, vai mitä?

Tämä työkalu säästää paljon hermoja ja aikaa miettiä vastaamattomia sähköposteja. Et edes ajattele, että menetät yhteytesi kollegoihin ja kumppaneihin.

lykkäät vain viestittelyäsi hyvin kohteliaasti.

kätevä

kuvittele olevasi lomalla ja sinun täytyy rentoutua täysin. Kuitenkin, olet huolissasi, että asiakkaat ja kumppanit eivät tiedä, että olet käytettävissä.

näin ollen joudut tarkistamaan postilaatikkosi usein lomasi aikana. Se ei olisi kummoinen loma. Toisaalta, jos osallistuisit erittäin tärkeään koulutukseen parin päivän ajan etkä ole käytettävissä tarkistamaan postiasi-silloin et keskittyisi paljoakaan Uusien asioiden oppimiseen, jos sinua jatkuvasti harkittaisiin vastaamattomien sähköpostiesi kanssa.

toimistojen ulkopuoliset automaattivastaavat sähköpostit ovat näissä tilanteissa sanan ”mukavuus” synonyymi. Järjestä kaikki oikein ja olet valmis lähtemään.

lähettäjille ilmoitetaan hyvin nopeasti ja he voivat ryhtyä muihin toimenpiteisiin tai ottaa yhteyttä muihin ihmisiin, jos heillä on kiireellisiä ongelmia.

keskustelemme myös siitä, mitä tehdä hätätilanteissa alhaalla.

Let ’ s people know why you are not available

on todella tärkeää kertoa työkavereille ja yhteistyökumppaneille poissaoloistasi ja siitä, milloin olet taas käytettävissä.

osalla voi olla epämääräinen käsitys siitä, miksi työtehtävästä puuttuu, osalla ei välttämättä ole mitään käsitystä olinpaikastasi.

näiden tietojen jakaminen viran ulkopuolisessa vastauksessasi ilman sinulle aiheutuvaa haittaa on paras ratkaisu.

tässä tapauksessa ammattikuvaasi ei haittaa se, että näytät siltä kuin olisit ilman syytä poissa töistä. Siksi, jos olet joku, joka arvostaa hänen/hänen työ Maine, kannattaa ehdottomasti harkita perustaa automaattinen vastaaminen seuraavan kerran olet poissa.

ei saa sinua näyttämään epäammattimaiselta

joskus olet hyvin vaikeassa tilanteessa, kun et pysty vastaamaan kollegoillesi, asiakkaillesi tai kumppaneillesi ajoissa. Heidän silmissään alat näyttää hyvin epäammattimaiselta ja ylimieliseltä, kuin joku, joka vain jättää sähköpostit huomiotta ja pitää niitä tärkeinä.

siksi, jotta tällaista ei tapahtuisi, kannattaa alkaa harkita automaattivastausten asettamista sähköposteihin myös lyhyiden poissaolojen varalta.

joten nyt kun olemme keskustelleet perusteellisesti siitä, miksi nämä sähköpostit ovat tärkeitä ja miksi sinun pitäisi käyttää niitä, keskustelkaamme siitä, mitä sinun pitäisi sisällyttää ammatillisiin toimiston ulkopuolisiin sähköposteihisi.

8 esimerkkejä ammattimaisista TOIMISTOVASTAANOTOISTA

kaikkia alla käsiteltyjä sähköpostityyppejä voidaan käyttää missä tahansa työympäristössä. Ne ovat sekä informatiivisia että ammattimaisia, sillä ne antavat oleellisen tiedon poissaolostasi ja siitä, milloin palaat töihin. Nämä tiedot voidaan jakaa sähköpostien lähettäjien kanssa myös luovalla tavalla, samalla kun pysytään ammatillisten standardien tasalla.

myös luovat toimistojen ulkopuoliset sähköpostit ovat arvostettuja ja tervetulleita lähes jokaisessa työympäristössä. Anna vapautta mielikuvituksellesi ja luovalle ajattelullesi; käytä tilaisuutta kirjoittaa mieleenpainuva Sähköposti henkilölle, joka kommunikoi kanssasi.

käykäämme läpi muutamia esimerkkejä sähköposteista, joita kannattaa harkita asetettavaksi automaattisiksi vastaussähköposteiksi ennen kuin lähdet toimistostasi.

yksinkertaisin

ensimmäinen ja lyhin on vain elintärkeitä tietoja sisältävä sähköposti. Mitä lähettäjän tulee tietää? Tärkeintä – kuinka kauan olet käytettävissä.

milloin he lopulta tavoittavat sinut?

rakas (Lähettäjä),

Terveisiä ja kiitos sähköpostista.
tällä hetkellä olen poissa virastani, enkä voi vastata postiisi henkilökohtaisesti.
I will be absent from (the time your absence starts) until (the time your absence ends).
vastaan sähköpostiisi hyvin pian saapumiseni jälkeen.

vilpittömästi,
XXX

voidaan selvästi nähdä, että yllä oleva sähköposti kertoo tärkeimmät tiedot poissaolostasi. Nämä tiedot pitäisi riittää useimmille ihmisille, jotka lähettävät sinulle sähköpostia, kun olet poissa töistä.

osa lähettäjistä saattaa kuitenkin olla halukkaita keskustelemaan kanssasi joistakin ammatillisista asioista tietyin määräajoin.

Mitä aiot tehdä tässä tilanteessa?

Tarkastellaanpa seuraavaa esimerkkiä.

hieman tarkempi mutta silti yksinkertainen

Jos pelkäät, että edellisen esimerkin tiedot eivät riitä, voit myös lisätä hätäyhteyden. Näin varmistetaan, että sinuun yhteyttä ottava henkilö pystyy viestimään ongelmistaan, tarjouksistaan, tilauksistaan jne. jonkun kanssa, joka voi tuurata sinua, kun olet poissa.

tällöin kannattaa ilmoittaa nimet, työpuhelinnumerot tai sähköpostiosoitteet, jotta sähköpostin lähettäjä voi auttaa. Kuka tietää, millainen hätätilanne tämä voi olla?

Katsotaanpa esimerkki tällaisesta sähköpostista.

rakas (Lähettäjä),

Kiitos paljon sähköpostista.
tällä hetkellä olen poissa virastani, enkä voi vastata postiisi henkilökohtaisesti. Jos se on kiireellinen, tässä on hätäyhteys, johon voit olla yhteydessä: (kyseisen henkilön yhteystiedot, kuten nimi, sähköpostiosoite, työpuhelin jne.)
I will be absent until (the day your absence ends).
otan yhteyttä heti, kun palaan töihin.
kiitos ymmärryksestä ja kärsivällisyydestä.

vilpittömästi,
XXX

Tämä on esimerkki sähköpostista, jota näet eniten automaattivastaussähköposteja saadessasi ja ytimekkäimmästä postista, joka tarjoaa kaiken, mitä vastaanottajan tarvitsee tietää.

sähköposti, joka johtaa tilaukseen

sen lisäksi, että kerrot lähettäjälle yleiset tiedot lähdöstäsi tai epäkäytettävyydestäsi, voit käyttää tätä tilaisuutta johdattaaksesi lähettäjän haluamaasi paikkaan.

se voi olla uutiskirjeen tilaustarjous, linkki videolle tai verkkosivulle jne. Toisin sanoen, voit hyötyä muilla tavoin tästä viestinnän hetki – kuten saada uuden asiakkaan tai uuden postituslistan tilaaja.

joten anna mennä, lisää kelvollinen linkki tai kutsu!

rakas (Lähettäjä),

kiitos sähköpostista. Tällä hetkellä, olen poissa toimistosta ja voi vastata sähköpostiisi henkilökohtaisesti.
I will be absent until (the day your absence ends).
ilmoita kiireellisistä asioistasi tälle henkilölle: (kyseisen henkilön yhteystiedot).
sillä välin kannattaa ehdottomasti tsekata tämä (linkki, kutsu). Lähetä mielipiteesi myöhemmin.
otan yhteyttä hyvin pian. Kiitos ymmärryksestä.

vilpittömästi,
XXX

ehdottomasti tämän sähköpostin saatuaan lähettäjä on kiinnostunut antamastasi linkistä ja / tai tarjouksesta.

tartu tilaisuuteen ja hyödy siitä myöhemmin.

kuka tietää, mihin tämän linkin klikkaaminen johtaa?

sosiaaliseen mediaan johtavasta sähköpostista

sinulla ei välttämättä ole mitään vihjeitä, mutta sillä, joka lähettää sinulle sähköpostia, kun olet poissa töistä, voi olla sinulle Vakava bisnesmahdollisuus.

automaattiseen vastaukseen voi lisätä linkkejä sosiaalisen median ammattilaissivuille tai yrityksen verkkosivuille.

Tämä tieto antaa lähettäjällesi enemmän tietoa sinusta / yrityksestäsi, jotta he olisivat kiinnostuneita jatkamaan liikeasiaa, kun palaat töihin.

Vaihtoehtoisesti, jos asia ei voi odottaa paluutasi, he voivat yrittää tavoittaa sinut sosiaalisen median profiileista, joita tarkistat poissa ollessasi.

rakas (Lähettäjä),

kiitos sähköpostista. Tällä hetkellä, olen poissa virasta ja olen poissa/to (aika poissaolosi).
Jos sinulla on kiireellinen tapa, älä epäröi ottaa minuun yhteyttä tämän Facebook-sivun (tai muiden sosiaalisen median sivujen, joissa olet käytettävissä) kautta. Lisäksi voit ottaa yhteyttä yritykseen tämän verkkosivun kautta (linkki yrityksen verkkosivulle)
pahoittelemme tästä mahdollisesti aiheutuvaa haittaa.
otan yhteyttä hyvin pian. Kiitos ymmärryksestä.

vilpittömästi,
XXX

tämän tyyppinen Sähköposti sopii mainiosti suhteiden rakentamiseen ja tulevaan yhteistyöhön yrityksesi ja lähettäjän yrityksen tai Sinun ja lähettäjän itsensä välillä.

se luo tiiviimmät ja ystävällisemmät suhteet osapuolten välille.

tietoposti

tilaukseen ja sosiaaliseen mediaan johtavien sähköpostityyppien lisäksi keskustellaan viimeisestä, joka sisältää informaatiolinkin tai / ja liitetiedoston.

Jos odotat, että joku lähettää sinulle sähköpostia pyytäen selvennystä tietoihin (tai jos ihmiset yleensä lähettävät sinulle sähköpostia / työpaikkasi, jotta voit antaa heille joitakin tietoja), voit sisällyttää nämä tiedot toimiston ulkopuoliseen sähköpostiviestiisi sekä lisätä linkkejä hyödyllisiin lähteisiin aiheesta.

toisin sanoen tämän tyyppinen sähköposti antaa linkin materiaaliin, jota sähköpostin lähettäjä voi käyttää.

näin saat varmasti vastaukset lähettäjän kysymyksiin vastaamatta henkilökohtaisesti.

katsokaamme sitä esimerkissä.

Dear (Sender),

kiitos sähköpostista, mutta pyydän anteeksi, etten ole käytettävissä. Olen poissa virastani (sen ajan).
Jos arvaukseni on oikein, niin lähetät minulle sähköpostia (aiheesta). Liitteenä olen jakaa hyödyllisiä tiedostoja ja tässä on joitakin linkkejä ehdottomasti pitäisi tarkistaa.
Hope I was able to help. Otan yhteyttä pian palattuani.

Best,
XXX

Näin voit vielä tarjota hyödyllistä materiaalia niille, jotka saattavat tarvita apuasi, kun juot cocktaileja rannalla.

luova

pidät pian taukoa töistä, joten voit yhtä hyvin käyttää tämän mahdollisuuden hauskan tai luovan sähköpostin kirjoittamiseen. Vitsi tai hauska tarina varmasti arvostetaan.

tällainen toimiston ulkopuolinen sähköposti antaa sinulle mahdollisuuden käyttää luovuuttasi täysillä ja yllätät mukavasti lähettäjäsi, kun he saavat tällaisen sähköpostin:

Hey there,

minut kaappasivat muukalaiset ja tämä on ainoa viesti, jonka sain luotua.
he sanoivat, että he pudottavat minut takaisin töihin (paluupäivänäsi).
sillä välin, jos haluat olla yhteydessä johonkuhun toiseen vielä Kallisarvoisessa työpaikassani, tässä muutamia yhteystietoja (yhteystiedot).

nähdään pian… toivottavasti,
XXX

anna mielikuvituksesi vallata ja kirjoita mitä haluat (edelleen sopiva ammatti-asetelmissa, tietenkin).

voit käyttää viittauksia elokuvista, TV-sarjoista tai kirjoista, voit myös kertoa hauskan tai kiinnostavan tarinan.

olen varma, että jos yrität, kokoat varmasti toimiston ulkopuolisen sähköpostin luovemmaksi kuin yllä oleva.

lisää suloisia kuvia sähköpostiisi

kuka ei pidä söpöistä pennuista? Olennaisten tietojen lisäksi voit lisätä kuvan, joka osoittaa välittäväsi lähettäjästä tai planeetasta. Suloiset pennut, pennut tai muita pieniä eläimiä, jotka antavat hymyn kaikille, voidaan lisätä out-of-office-automaattivastaussähköpostiisi.

voit vain löytää Internetistä ilmaisen kuvan, jota voit käyttää tällaiseen sähköpostiin, mutta yrityskulttuurisi määrää oikeanlaisen kuvan, joka sinun tulee valita tähän tarkoitukseen.

Hey there,

pyydän anteeksi, etten vastannut sähköpostiisi heti. Olen liittänyt mukaan kuvan netistä löytämästäni söpöstä koiranpennusta, joten meJ: lle ei kannata suuttua.
annan myös kumppanini yhteystiedot, joihin voit ottaa yhteyttä, jos sinulla on kiireellisiä asioita keskusteltavana.
I will be back soon.

vilpittömästi,
XXX

Tämä esimerkki on todella suloinen ja söpö. Kaikki eivät kuitenkaan ole halukkaita käyttämään sitä virallisessa viestinnässään. Jotkut saattavat jopa pitää epäammattimaista tai sopimatonta asettaa tällaisia automaattivastaavia sähköposteja, joten jos olet epävarma – tarkista asia esimieheltäsi.

vapauta runoilija sinussa

koska olemme jo keskustelleet virka-ajan ulkopuolisista sähköpostiesimerkeistä hauskalla ja söpöllä sisällöllä, on nyt aika tutkia esimerkkiä runolla. Kyllä, luit sen oikein – runon.

tässäkin voit vapaasti käyttää luovuuttasi ja kirjoitustaitojasi.

rakas Lähettäjä,

ruusut ovat punaisia,
orvokit ovat sinisiä,
I am out of office,

kenelle sinun pitäisi kirjoittaa?
tässä ovat luotetun persoonani kontaktit: (yhteystiedot)

vilpittömästi,
XXX

ei niin vaikeaa, eikö? Hyvin lyhyessä sähköpostissa täällä osoitit mahtavuutesi ja samalla annoit tarvittavat tiedot lähettäjälle. Sinun pitäisi pyrkiä olemaan lyhyt ja informatiivinen täällä. Täällä uskon myös, että voisit kirjoittaa paremman runon kuin minä, joten käytä kirjoitustaikaasi.

Mix it all

tässä artikkelissa olen onnistunut keksimään useita ideoita siitä, miten kirjoittaa sekä luovia että muodollisia toimiston ulkopuolisia automaattivastaussähköposteja-voit vapaasti käyttää mitä tahansa noista. Lisäksi, voit käyttää sekoitus edellä sähköpostit; vain luoda täydellinen sinulle.

voit pitää lyijygeneraattorin yhdistelmästä ja lisätä siihen hauskan tarinan. Voit myös lisätä kuvia söpö pentuja tai kissanpentuja sitten kirjoittaa runon ja asettaa sen automaattiseen vastaamiseen sähköpostitse.

riippuen yrityksen kirjeenvaihtoperiaatteista saatat olla vapaa käyttämään mielikuvitustasi ja ilmaisemaan omaa persoonallisuuttasi autovastaussähköposteissa, joita työtoverisi saavat, kun olet poissa töistä. Jokaisella on tiettyjä ainutlaatuisia ominaisuuksia, eikä ole olemassa sellaista asiaa kuin ”one-size-fits-all”, kun se tulee kirjoittamaan off-of-office automaattivastaussähköposteja.

johtopäätös

meidän digitalisoituneessa maailmassa yksikin vastaamaton puhelu tai viesti voi vaikuttaa rajusti sinuun, uraasi ja työnantajaasi. Ongelmista, poissaoloista ja muista tärkeistä asioista tiedottaminen on tärkeää, jotta voit menestyä työpaikallasi. Nopea reagointikykyä on ominaisuus, että ihmiset työskentelevät kanssasi aina arvostaa.