veškerá komunikace na vysoké škole, dokonce i e-mail, jsou odrazem instituce. V důsledku toho je důležité, aby všechny e-mailové zprávy odeslané z vysokoškolských účtů měly profesionální vzhled. Pochopte, že mnoho příjemců nemusí být schopno zobrazit všechny styly formátování. V důsledku toho je třeba při odesílání e-mailu dodržovat následující:

• Udržujte formátování jednoduché. Využijte století Gotické, otevřené Sans, nebo Arial písma. Písma, která napodobují rukopis nebo jsou obtížně čitelná, nejsou povolena.
• nezahrnujte žádné dekorativní klipart nebo pozadí se svými zprávami, protože mohou rušit a vytvářet e-maily, které nejsou na určitých zařízeních čitelné.
• všechny zprávy by měly být v College Black nebo College Green (jak je uvedeno v sekci College Colors). Žlutá, modrá nebo červená lze použít k zvýraznění pouze klíčových slov nebo pasáží.
• váš e-mailový podpis / slogan by neměl být více než vaše jméno, titul a kontaktní informace na Vysokou školu. Literární nebo individuální citace, biblické pasáže, politické odkazy, nebo jiná prohlášení, která jsou odrazem jednotlivce spíše než vysoké školy, nejsou povolena.
• obrázky by neměly být zahrnuty do podpisu osoby, protože nejsou čitelné na všech zařízeních.
• externí zprávy musí obsahovat pozdrav a e-mailový podpis.