dopis dotaz je žádost o informace, že autor se domnívá, že čtenář může poskytnout. Bez ohledu na jeho předmět je cílem přimět čtenáře, aby odpověděl akcí, která uspokojí dotaz.
přijatá akce může prospět buď spisovateli, nebo čtenáři, a někdy i oběma. V takovém případě musí rozsah obsahovat dostatek informací, které čtenáři pomohou určit, jak nejlépe reagovat.

Identifikujte svého čtenáře

poptávkový dopis by měl být adresován osobě, která s největší pravděpodobností odpoví pozitivně a vstřícně. Pokud si nejste jisti, kdo by to mohl být, zkuste provést několik telefonních hovorů a identifikovat kontaktní osobu. Jméno této osoby by mělo být umístěno do vnitřního záhlaví a pozdravení vašeho dotazu. Měl by být také uveden na horním řádku obálky.
pamatujte, že lidé obchodují s lidmi první, podniky druhé. Když oslovíte svého čtenáře jménem, uznáváte jejich význam a hodnotu jako individuální lidskou bytost.

stanovte svůj cíl

cílem v dotazovacím dopise je podat žádost. Buď požádá čtenáře, aby poskytl spisovateli něco prospěšného, nebo využijte něco, co spisovatel nabízí.
Váš dotaz by měl být konkrétní a stručný. Pokud kladete více než jednu otázku, můžete zvážit jejich zvýraznění v seznamu s odrážkami.

Určit si Rozsah

rozsah šetření dopis by měl poskytnout dostatek informací pro čtenáře pochopit váš cíl, učinit informované rozhodnutí, a reagovat včas.
zvažte svého čtenáře a přejděte k věci. Mají to, co chcete? Mohou udělat to, o co žádáte? Před rozhodnutím a zasláním odpovědi přemýšlejte o tom, co bude váš čtenář potřebovat vědět.
Pokud máte dostávat nějakou dávku, může vám pomoci vysvětlit, k jakému účelu bude dávka použita. Pokud má čtenář získat nějakou výhodu, může pomoci nabídnout motivaci k reakci.

Uspořádejte svůj dopis

uspořádáním poptávkového dopisu vytvoříte logické pořadí, ve kterém budete prezentovat své informace. Tento úkol jste již zahájili stanovením cíle a určením rozsahu. Obraťte se na ně. Společně obsahují většinu obsahu, který se stane tělem vašeho dopisu.
jednoduchý obrys vás zorganizuje. Začněte vytvořením seznamu příslušných bodů a umístěte je v postupném pořadí, které nejlépe pomůže vašemu čtenáři. pochopte svůj dotaz. Tyto body se stanou páteří vašeho návrhu; váš obrys se stane kontrolním seznamem.

Návrh Váš Dopis

Práce z osnovy je nejjednodušší způsob, jak navrhnout v šetření dopise. Již jste se organizovali vytvořením seznamu. Vraťte se k němu a proměňte každý fragment v úplnou a úplnou větu vyjadřující jednu myšlenku nebo nápad.
aby byly vaše myšlenky a nápady přenášeny soudržným způsobem, napište co nejpřirozenějším znějícím hlasem. Zkuste rychle napsat svůj koncept a poté jej nahlas přečíst. Soustřeďte se na komunikaci svého cíle se svým čtenářem. Ujistěte se, že rozsah vašeho dopisu obsahuje všechny relevantní informace obsažené ve vašem organizačním seznamu.
mějte na paměti, že píšete hrubý koncept. V tuto chvíli můžete ignorovat pravopis, gramatiku, interpunkci, strukturu vět a odstavců. Jedná se o technické detaily, kterým budete věnovat pozornost v posledním kroku při kontrole a revizi své práce.

zavřete svůj dopis

poptávkový dopis by měl být uzavřen profesionálním způsobem. Jakmile je váš poslední odstavec napsán, odhlaste se mezi bezplatným uzavřením, jako je „upřímně,“ nebo „Děkuji,“ a vaše tištěné jméno.
Pokud píšete ve spojení s úřední povinností, Umístěte svůj titul pod tištěný název. Další informace, jako jsou poznámky k diktátu, oznámení příloh, přílohy a kopie zaslané jiným osobám, by měly být umístěny pod řádek názvu.

Zkontrolujte a revidujte svůj Poptávkový dopis

přezkoumání a revize vašeho poptávkového dopisu je posledním krokem v procesu psaní. V tomto kroku zkontrolujete svůj koncept a ujistěte se, že váš cíl je jasný a váš rozsah je stručný. Vžijte se do boty čtenáře, jak si prohlédnout hrubý návrh. Zeptejte se sami sebe, jako příjemce, zda jste schopni rychle pochopit požadavek a zda bylo zahrnuto dostatek informací, které umožňují včasnou odpověď.
nejprve vyhledejte zjevné chyby. Zkontrolujte pravopis, strukturu vět a gramatické chyby. Pamatujte, že pasivní hlas není tak velící jako aktivní. Chcete, aby váš dotaz byl silný, takže pište aktivním hlasem.
důležité je mít na paměti celkovou soudržnost celé jednotky. Hledejte přesnost, jasnost a pocit úplnosti. Zeptejte se sami sebe, zda přechody mezi odstavci fungují a zda je váš názor, tón a styl konzistentní v celém textu.
pečlivě prozkoumejte své volby slov. Nejednoznačná slova vedou ke zmatku. Žargon a abstraktní pojmy nemusí být vůbec pochopeny a postižení, klišé a banální jazyk neslouží žádnému skutečnému účelu a zakryjí váš cíl. Chcete – li pomoci čtenáři pochopit, co přesně to je, že chcete, takže Odstranit vše, co není užitečné.
a konečně, pokud jste nenapsali úvod nebo závěr, je nyní čas. Zavedení musí vést do těla vašeho dopisu s pevnou prohlášení o předmětu vašeho dotazu a dost podpůrné informace, aby čtenáři čtení. Vaše závěrečné poznámky musí zopakovat svůj cíl otázkou, která vyžaduje akci.