„Komunikace je klíčem pro jakoukoli globální podnikání“ – Anita Roddick

Technologický pokrok naší doby umožnila lidem po celém světě komunikovat bez hranic. Můžete například napsat e-mailovou zprávu komukoli na planetě Zemi a získat odpověď během několika minut nebo dokonce sekund.

existují však určité časy, kdy jednoduše nemáte přístup k poštovní schránce svého e-mailu.

ale v dnešní době nezáleží na tom, jaká je vaše profese, váš kariérní úspěch bude velmi záviset na efektivitě a efektivitě vaší komunikace.

Proto, když jste k dispozici, aby včas reagovat na e-maily, které obdržíte, měli byste dělat to nejlepší, aby vaši kolegové a klienti vědí, stejně jako když budete schopni reagovat na jejich zprávy.

naštěstí je to v době internetu velmi jednoduchá věc. V našem digitalizovaném světě lidé přišli s tolika řešeními problémů, o kterých jsme ani nevěděli, že existují.

s pomocí softwarových programů mohou nyní lidé nastavit vše, co si přejí. Například software, jako je Microsoft Outlook, vám pomůže při vytváření e-mailů s automatickou odpovědí mimo kancelář.

je snadné použití a YouTube je plný užitečných tutoriálů na tato témata. Určitě byste se na to měli podívat! Připojím odkazy níže.

poté, co se rozhodnete nastavit jeden z těchto e-mailů s automatickou odpovědí, zjistíte, že přemýšlíte, co do nich zahrnout.

Pokud jste poprvé nastavili e-mailovou zprávu mimo kancelář, může to být skličující úkol, takže zde je tento článek, který vám v této situaci pomůže.

když lidé používají e-mailové zprávy mimo kancelář?

Za prvé, pojďme zjistit, jaké jsou případy a situace, které budete používat auto reagovat out-of-office e-maily.

můžete je například použít, když jste mimo město pro obchodní nebo vzdělávací účely, jste na dovolené s rodinou nebo na pracovní neschopnosti.

kromě toho, možná budete muset použít, když budete mít dost brzy, když jste příliš zaneprázdněni, nebo naléhavý pracovní závazky v ten moment dělat.

na druhou stranu možná nebudete chtít být po určitou dobu obtěžováni e-maily, abyste se mohli soustředit na něco jiného.

takže teď se ponoříme do toho, proč by lidé měli určitě používat automatické odpovědi na e-maily pro situace mimo kancelář.

proč byste měli používat e-mailové zprávy mimo kancelář?

měli byste zvážit nastavení automatické odpovědi z některého z následujících důvodů:

usnadňuje práci

ponechání vaší e-mailové schránky po dlouhou dobu bez dozoru je velmi nezodpovědná věc.

nezáleží na tom, jestli jste vedoucí oddělení nebo součástí týmu, být citlivý k lidem, kteří s vámi spojit je důležité, aby v každém pracovním prostředí.

proto, abyste kdykoli vypadali profesionálně, byly vytvořeny automaticky reagující e-maily. Dostanete novou poštu ve vaší poštovní schránce, ale nejste schopni na ni reagovat? Pak to místo vás udělá poštovní respondent mimo kancelář. Úžasné, co?

Tento nástroj vám ušetří spoustu nervů a času přemýšlením o vašich nezodpovězených e-mailech. Nebudete si ani myslet, že ztratíte kontakt s kolegy a partnery.

jednoduše odložíte svou komunikaci velmi zdvořilým způsobem.

pohodlné

Představte si, že jste na dovolené a musíte se plně uvolnit. Obáváte se však, že vaši klienti a spolupracovníci nebudou vědět, že jste nedostupní.

takže budete muset během dovolené často kontrolovat svou poštovní schránku. To by nebyla moc dovolená, že? Na druhou stranu, pokud se budete účastnit velmi důležité školení na pár dní a ty nejsou k dispozici, zkontrolujte svůj e-mail – pak by to bylo zaměřené hodně na učení nových věcí, pokud jste neustále za s nezodpovězené e-maily.

out-of-office automaticky reagující e-maily jsou synonymem pro slovo ‚pohodlí‘ v těchto situacích. Stačí nastavit vše správně a je dobré jít.

odesílatelé budou velmi rychle informováni a budou moci podniknout další opatření nebo kontaktovat jiné lidi, pokud mají naléhavé problémy.

budeme také diskutovat o tom, co dělat v případě nouze níže.

dejte lidem vědět, proč nejste k dispozici

je skutečně důležité informovat své kolegy a partnery o vašich absencích a o tom, kdy budete znovu k dispozici.

někteří z nich mohou mít vágní pochopení, proč vám chybí pracovní místo; někteří nemusí mít žádnou představu o tom, kde se nacházíte.

sdílení těchto informací ve vaší odpovědi mimo kancelář, bez jakýchkoli nepříjemností pro vás, je nejlepším řešením.

v tomto případě nebude váš profesionální obraz poškozen tím, že budete vypadat, jako byste bez důvodu chyběli v práci. Pokud jste tedy někdo, kdo si cení své pracovní pověsti, měli byste určitě zvážit nastavení automatické odpovědi pro příště, kdy budete nepřítomni.

nebudete vypadat neprofesionálně

někdy budete ve velmi obtížné situaci, kdy nebudete schopni včas odpovědět svým kolegům, klientům nebo partnerům. V jejich očích, začnete vypadat velmi neprofesionálně a arogantně, jako někdo, kdo prostě ignoruje e-maily a nepovažuje je za důležité.

proto byste měli začít uvažovat o nastavení automatické odpovědi na e-maily i pro krátké absence v práci.

takže teď, když jsme důkladně diskutovali, proč jsou tyto e-maily důležité a proč byste je měli používat, pojďme diskutovat o tom, co byste měli zahrnout do svých profesionálních e-mailů mimo kancelář.

8 příkladů profesionálních e-mailů mimo kancelář

všechny typy e-mailů popsaných níže jsou vhodné pro použití v jakémkoli pracovním prostředí. Jsou informativní i profesionální, protože poskytují základní informace o vaší nepřítomnosti a o tom, kdy se vrátíte do práce. Tyto informace lze sdílet s odesílateli e-mailů také kreativním způsobem, a přitom držet krok s profesionálními standardy.

Kreativní e-maily mimo kancelář jsou také oceňovány a vítány téměř v každém pracovním prostředí. Dejte svobodu své fantazii a kreativnímu myšlení; využijte příležitost napsat nezapomenutelný e-mail osobě, která s vámi komunikuje.

podívejme se na několik příkladů e-mailů, které byste měli zvážit nastavení jako e-maily s automatickou odpovědí před opuštěním vaší kanceláře.

nejjednodušší

první a nejkratší je e-mail obsahující důležité informace. Co potřebuje odesílatel vědět? Nejdůležitější věc – jak dlouho budete nedostupní.

kdy se k vám konečně dostanou?

Vážený (odesílatel),

zdravím a děkuji za e-mail.
V současné době jsem mimo kancelář a nemohu odpovědět na vaši poštu osobně.
budu nepřítomen (od doby, kdy začíná vaše nepřítomnost) do doby, kdy končí vaše nepřítomnost).
odpovím na váš e-mail velmi brzy po mém příjezdu.

s Pozdravem,
XXX

je jasně vidět, že výše uvedený e-mail poskytuje nejdůležitější podrobnosti o vaší nepřítomnosti. Tyto informace by měly stačit pro většinu lidí, kteří vám pošlou e-mail, když jste mimo práci.

někteří odesílatelé však mohou být ochotni s vámi diskutovat o některých odborných záležitostech s určitými termíny.

Co budete dělat v této situaci?

podívejme se na další příklad.

trochu podrobnější, ale přesto jednoduchý

Pokud se obáváte, že informace v předchozím příkladu nestačí, můžete také přidat nouzový kontakt. Tím zajistíte, že osoba, která vás kontaktuje, bude schopna sdělit své problémy, nabídky, objednávky atd., s kýmkoli, kdo vás může krýt, když jste pryč.

v tomto případě byste měli zadat jména, pracovní telefonní čísla nebo e-mailové adresy, abyste mohli odesílateli e-mailu pomoci. Kdo ví, jaký typ nouze to může být?

podívejme se na příklad takového e-mailu.

Vážený (odesílatel),

Děkuji moc za e-mail.
V současné době jsem mimo kancelář a nemohu odpovědět na vaši poštu osobně. Pokud je to naléhavé, zde je kontakt pro případ nouze můžete komunikovat s: (Kontaktní údaje této osoby, jako je jejich jméno, e-mailová adresa, telefon do zaměstnání, atd.)
budu nepřítomen, dokud (den, kdy vaše nepřítomnost skončí).
ozvu se, jakmile se vrátím do práce.
děkujeme za pochopení a trpělivost.

s Pozdravem,
XXX

Toto je příklad e-mailu, můžete vidět nejvíce při získávání automatická odpověď e-maily a nejvíce výstižně napsáno out-of-office e-mail, který poskytuje vše, co příjemce potřebuje vědět.

e-mail, který vede k úpisu

Kromě odesílatele obecné informace o odjezdu nebo nedostupnosti, můžete využít této příležitosti, aby vedl jej, aby místo, kde chcete být.

může se jednat o nabídku předplatného zpravodaje, odkaz na video nebo webovou stránku atd. Jinými slovy, z tohoto komunikačního okamžiku můžete těžit jinými způsoby – například získat nového klienta nebo nového účastníka mailing listu.

tak do toho, vložte platný odkaz nebo pozvánku!

Vážený (odesílatel),

děkuji za e-mail. V současné době jsem mimo kancelář a nemohu odpovědět na váš e-mail osobně.
budu nepřítomen, dokud (den, kdy vaše nepřítomnost skončí).
Ujistěte se, že s touto osobou sdělujete své naléhavé problémy: (kontaktní údaje této osoby).
mezitím byste se měli určitě podívat na toto (odkaz, pozvánka). Pošlete mi své názory později.
brzy se ozvu. Děkuji za pochopení.

s Pozdravem,
XXX

po obdržení tohoto e-mailu bude odesílatel mít zájem o odkaz a / nebo nabídku, kterou poskytnete.

Chopte se příležitosti a využijte ji později.

kdo ví, co bude mít za následek kliknutí na tento odkaz?

e-mail, který vede k sociální média

Ty nemusí mít žádné rady, ale člověk, který e-maily, když jste pryč z práce, může mít vážné obchodní příležitost pro vás.

v automatizované odpovědi mimo kancelář můžete přidat odkazy na své profesionální stránky sociálních médií nebo na webovou stránku vaší společnosti.

tento kousek informací poskytne odesílateli více informací o vás / vaší společnosti, aby měli zájem o pokračování v obchodní záležitosti, když se vrátíte do práce.

alternativně, pokud záležitost nemůže čekat, až se vrátíte, mohou se vás pokusit kontaktovat na profilech sociálních médií, které kontrolujete, když jste pryč.

Vážený (odesílatel),

děkuji za e-mail. V současné době jsem mimo úřad a budu nepřítomen z / do (časové období vaší nepřítomnosti).
Pokud máte urgentní způsob, neváhejte mě kontaktovat prostřednictvím této stránky Facebook (nebo jiných stránek sociálních médií, kde budete k dispozici). Kromě toho můžete kontaktovat společnost prostřednictvím této webové stránky (odkaz na webové stránky společnosti)
Omlouváme se za případné nepříjemnosti.
brzy se ozvu. Děkuji za pochopení.

s Pozdravem,
XXX

Tento typ e-mailu je skvělý pro další budování vztahů a budoucí spolupráce mezi vaší společností a odesílatele společnost nebo vy a odesílatel sám/sama.

vytvoří bližší a přátelštější vztahy mezi oběma stranami.

informační e-mail

kromě typů e-mailů, které vedou k odběru a sociálním médiím, pojďme diskutovat o posledním, který obsahuje informační odkaz nebo/a přílohu.

Pokud jste čekal na někoho, aby se e-mailem ptá na nějaké informace, vysvětlení (nebo-li lidé obvykle e-mailem/váš pracovní pozici, takže si můžete dát jim nějaké informace), pak můžete zahrnout tuto informaci ve svém out-of-office e-mailové zprávy, stejně jako přidávat odkazy na užitečné zdroje o předmětu.

jinými slovy, tento typ e-mailu poskytne odkaz na materiály, které může odesílatel e-mailu použít.

tímto způsobem určitě odpovíte na otázky odesílatele, aniž byste odpověděli osobně.

podívejme se na příklad.

Vážení (Odesílatele),

Děkuji, že jste mi e-mailem, ale prosím, přijměte mou omluvu za to, že není k dispozici. Budu mimo úřad (časové období).
Pokud je můj odhad správný, pošlete mi e-mail s informacemi o (předmětu). Připojeno sdílím užitečné soubory a zde jsou některé odkazy, které byste určitě měli vyzkoušet.
doufám, že jsem byl schopen pomoci. Brzy se ozvu, až se vrátím.

nejlepší,
XXX

stejně tak můžete poskytnout užitečné materiály těm, kteří mohou potřebovat vaši pomoc, když pijete koktejly na pláži.

kreativní

brzy si odpočinete od práce, takže můžete také využít této příležitosti k napsání vtipného nebo kreativního e-mailu. Vtip nebo zábavný příběh určitě oceníte.

Tento typ out-of-office e-mail vám možnost využít svou kreativitu, aby jeho potenciál naplno a budete mile překvapit svého odesílatele, když obdržíte e-mail, jako je tento:

Ahoj,

byl jsem unesen mimozemšťany, a toto je jediná zpráva, kterou jsem byl schopen vytvořit.
řekli, že mě vyhodí zpět do práce (datum vašeho návratu).
mezitím, pokud se chcete spojit s někým jiným, kdo je stále na mém vzácném pracovišti, zde jsou některé kontakty(kontaktní údaje).

Uvidíme se brzy… doufejme,
XXX

Nechat svou fantazii volně běhat a psát, co chcete (stále vhodné v profesionální nastavení, samozřejmě).

můžete použít odkazy z filmů, televizních pořadů nebo knih, můžete také vyprávět zábavný nebo zajímavý příběh.

jsem si jist, že pokud se pokusíte, určitě sestavíte e-mail mimo kancelář kreativnější než ten výše.

Přidat roztomilé obrázky do vaší pošty

kdo nemá rád roztomilá štěňátka? Kromě základních informací můžete přidat obrázek, který vám ukáže, že vám záleží na odesílateli nebo planetě. Rozkošná štěňata, koťata nebo jiná malá zvířata, která každému dodají úsměv, mohou být přidána do vašeho e-mailu s automatickou odpovědí mimo kancelář.

můžete jen najít fotografii zdarma na internetu použít pro tento druh e-mailu, ale vaše firemní kultura bude diktovat správný typ fotografie byste měli vybrat pro tento účel.

Ahoj,

přijměte Prosím mou omluvu za to, že odpovědi svůj e-mail okamžitě. Připojil jsem obrázek roztomilého štěněte, které jsem našel na webu, takže se na meJ nezlobíte.
dávám vám také kontakty svého partnera, kterého můžete kontaktovat, pokud máte naléhavé problémy k projednání.
brzy se vrátím.

s Pozdravem,
XXX

tento příklad je opravdu rozkošný a roztomilý. Ne každý jej však bude ochoten použít ve své oficiální komunikaci. Někteří mohou dokonce najít to neprofesionální nebo nevhodné nastavení jako auto-reakce e-mail, takže v případě pochybností – poraďte se se svým nadřízeným.

Uvolněte básník ve vás

Jak jsme již diskutovali out-of-office e-mail příklady s legrační a roztomilé obsah, nyní je čas na prozkoumání příklad s básní. Ano, čtete to správně-báseň.

zde opět můžete využít svou kreativitu a psaní.

Vážení Odesílatele,

Růže jsou červené,
Fialky jsou modré,
jsem mimo kancelář,

Komu byste měli napsat?
Zde jsou kontakty z mé důvěryhodné osobnosti: (kontaktní údaje)

s Pozdravem,
XXX

Není to tak těžké, ne? Ve velmi krátkém e-mailu jste zde ukázali svou úžasnost a zároveň jste odesilateli poskytli potřebné informace. Měli byste se snažit být krátký a informativní zde. Zde také věřím, že byste mohli napsat lepší báseň než já, takže pracujte na psaní magie.

Mix

V tomto článku, se mi podařilo přijít s několika nápady, jak psát, jak kreativní a formální out-of-office automatické odpovědi e-maily – ty jsou zdarma k použití. Kromě toho můžete použít kombinaci výše uvedených e-mailů; stačí vytvořit perfektní pro vás.

může se vám líbit kombinace generátoru olova a přidat k němu zábavný příběh. Můžete také přidat obrázky roztomilých štěňat nebo koťat, pak napsat báseň a nastavit ji jako e-mail s automatickou odpovědí.

V závislosti na vaší společnosti korespondence pokyny, můžete mít možnost používat svou fantazii, a vyjádřit svou vlastní osobnost v auto-odpověď e-maily vaši spolupracovníci dostanou, když jste mimo práci. Každý má určité jedinečné vlastnosti a neexistuje nic jako „one-size-fits-all“, pokud jde o psaní e-mailů s automatickou odpovědí mimo kancelář.

ZÁVĚR

V digitalizované náš svět, ani jeden zmeškaný hovor nebo zprávu, může mít drastické důsledky pro vás, vaši kariéru a váš zaměstnavatel. Sdělování vašich problémů, absence a další důležité otázky jsou životně důležité pro umístění pro úspěch na vašem pracovišti. Rychlá odezva je kvalita, kterou lidé, kteří s vámi pracují, vždy ocení.